Bestuurssecretaresse

Omschrijving

Voor het bestuurssecretariaat zijn wij op zoek naar een ervaren bestuurssecretaresse voor tijdelijke inhuur. Wij zoeken een professional die het bestuur optimaal ondersteunt en bijdraagt aan rust, structuur en overzicht in een dynamische bestuurlijke omgeving.

Werkzaamheden

Als bestuurssecretaresse ondersteun je één of meerdere bestuurders (wethouders en/of burgemeester). Je fungeert als spil tussen het bestuur, de ambtelijke organisatie en externe relaties.

De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Complex agendabeheer en prioritering van afspraken
• Coördineren en bewaken van de (digitale) stukkenstroom
• Voorbereiden van overleggen en zorgdragen voor volledige dossiers
• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten (telefonisch, per e-mail en schriftelijk)
• Ondersteunen bij kabinetszaken en gemeentelijke evenementen (bijv. Dodenherdenking, Veteranendag en nieuwjaarsreceptie)
• Coördinatie, uitvoering en ondersteuning bij werkzaamheden rondom Koninklijke Onderscheidingen, inclusief:
  • Adviseren voorstellers over mogelijkheden en voorwaarden voor een lintje
  • Beoordelen van binnengekomen voordrachten op volledigheid en inhoudelijke criteria
  • Opbouw van complete en zorgvuldig onderbouwde dossiers
  • Organisatie en coördinatie van de jaarlijkse Lintjesregen
  • Contact onderhouden met voorstellers en de Kanselarij

Eisen

• Minimaal een aantoonbaar afgeronde mbo 4 opleiding
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent in een bestuurlijke omgeving
• Werkzaamheid in loondienst (geen ZZP mogelijk)
• 'Bring your own device' is van toepassing; geen IT-middelen worden ter beschikking gesteld

Wensen en competenties

Wensen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een gemeente of andere overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring in (secretariële en administratieve) ondersteuning van bestuurders, directieleden of concernmanagement
• Uurtarief maximaal € 85,- exclusief btw
• Afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau in secretariële of managementondersteunende richting
• Beschikbaar per juni 2026 voor minimaal 24 tot 36 uur, in elk geval op woensdag en/of vrijdag

Competenties

• Flexibiliteit
• Zelfstandigheid
• Klantgerichtheid
• Schriftelijke communicatie
• Plannen en organiseren

Organisatie en team

De gemeente Katwijk werkt dagelijks aan een leefbare, veilige en toekomstgerichte omgeving voor onze inwoners en ondernemers. De organisatie telt zo'n 650 medewerkers en kenmerkt zich door een platte structuur. We zetten sterk in op persoonlijk leiderschap en geven onze mensen de ruimte om verantwoordelijkheid te nemen.

Het bestuurssecretariaat bestaat uit meerdere secretaresses die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders. Iedere medewerker richt zich primair op één of twee portefeuillehouders, maar samenwerking en onderlinge vervanging zijn essentieel.

Selectieprocedure

Stap 1: Beoordeling cv

De opdrachtgever beoordeelt de cv's op de volgende criteria:

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties

De beste kandidaten worden uitgenodigd voor stap 2.

Stap 2: Selectiegesprek

In het selectiegesprek wordt nader getoetst in hoeverre de professional voldoet aan het profiel (met nadruk op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren.

De opdracht wordt gegund aan de professional die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het profiel. Gesprekken zijn gepland op donderdag 18 juni 2026 in de middag.

Overige informatie

• Benodigd aantal professionals: 2
• Hybride werken: Voorkeur op woensdag en vrijdag, andere dagen in overleg
• Optie tot verlenging: 2x 3 maanden
• Functieschaal: Schaal 7 (verbonden aan CAO opdrachtgever inzake inlenersbeloning)
• VOG: De opdrachtgever zal een Verklaring Omtrent het Gedrag vragen