Bestuurssecretaresse

Omschrijving

Barneveld groeit en zet zich in voor wat inwoners en ondernemers belangrijk vinden. Binnen het team Bestuursondersteuning wordt dagelijks gewerkt aan professionele ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders. De gemeente zoekt een ervaren bestuurssecretaresse die direct inzetbaar is binnen een bestuurlijk complexe omgeving en zorgt voor continuïteit binnen de bestuursondersteuning.

De bestuurssecretaresse ondersteunt een of meerdere bestuurders en draagt zorg voor efficiënte en professionele ondersteuning van bestuurlijke processen. Je bent de verbindende schakel tussen bestuur, organisatie en externe relaties. Je zorgt voor overzicht, bewaakt voortgang en ondersteunt bij uiteenlopende secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden.

Werkzaamheden

• Beheren van complexe agendas van bestuurders
• Afstemmen van afspraken met interne en externe stakeholders
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten
• Verzorgen van vergaderstukken en bestuurlijke dossiers
• Verwerken van besluiten en documenten in iBabs
• Ondersteunen bij mailboxbeheer en correspondentie
• Notuleren van overleggen en bewaken van actiepunten
• Ondersteunen bij representatieve ontvangsten en bijeenkomsten
• Signaleren van knelpunten en bijdragen aan procesverbeteringen binnen de bestuursondersteuning

Resultaten

De opdracht is succesvol uitgevoerd wanneer:

• bestuurders optimaal zijn ondersteund in hun dagelijkse werkzaamheden
• agendas, vergaderingen en bestuurlijke processen zorgvuldig zijn georganiseerd
• bestuurlijke stukken tijdig en correct zijn verwerkt
• acties en besluiten adequaat zijn opgevolgd
• continuïteit binnen de bestuursondersteuning is gewaarborgd

Eisen

• Afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een bestuurlijke of complexe organisatie
• Aantoonbare werkervaring met agendabeheer, notuleren en bestuurlijke ondersteuning
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Teams en Excel)
• Beschikbaar per 1 juli 2026 voor minimaal 24 uur per week gedurende de gehele opdracht
• Aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse binnen een gemeentelijke of bestuurlijke organisatie
• Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke processen, besluitvorming en vergaderondersteuning
• Aantoonbare werkervaring met systemen zoals iBabs, Zaaksysteem of vergelijkbare bestuurlijke applicaties
• Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer voor bestuurders of directieleden

Wensen en competenties

• Bestuurlijk sensitief
• Nauwkeurig
• Organisatorisch sterk
• Communicatief vaardig
• Discreet en betrouwbaar
• Stressbestendig
• Flexibel
• Dienstverlenend
• Proactief

Organisatie en team

Binnen het team Bestuursondersteuning wordt dagelijks gewerkt aan professionele ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders. Je maakt onderdeel uit van dit team en werkt nauw samen met collega-bestuurssecretaresses.

Overige informatie

Benodigd aantal professionals: 1 persoon

Hybride werken: Nee

Overeenkomst: Uitzendovereenkomst via Projectversterkers B.V. Met volgende voordelen:

• 8% vakantiegeld over bruto maandsalaris
• Doorbetaling bij ziekte
• Opbouw vakantieuren
• Sociale verzekeringspremies afgedragen
• Laptop, telefoon en simkaart beschikbaar
• Deelname personeelsactiviteiten
• Collectiviteitskortingen voor verzekeringen