Bestuurssecretaresse

Omschrijving

Bestuurssecretaresse (20 uur per week)

Ben jij de spin in het web voor bestuur en management? Jij doet het. 's Morgens neem je de agenda's van de dag door. Je beantwoordt de binnenkomende mail en plant afspraken in. Daarna zet je alle stukken klaar voor de collegevergadering. Je ontvangt bezoekers voor de burgemeester en de wethouders op een warme en professionele manier. Voordat je naar huis gaat zorg je dat je alle vergaderstukken mailt naar de deelnemers voor een vergadering van volgende week. Zo ziet een dag als bestuurssecretaresse er voor jou uit.

Werkzaamheden

Jij houdt je bezig met het:

• beheer en planning van de agenda's van de burgemeester, wethouders en managementteam
• ondersteunen van de personen die gebruik maken van de diensten van het bestuurssecretariaat
• coördineren van de (digitale) documentenstroom, ook ben je intern en extern aanspreekpunt namens de bestuurders en vervul je een representatieve rol
• organiseren en coördineren van (kleine) projecten en bijeenkomsten en de bestuurders ondersteunen bij de uitvoering van hun representatieve taken. Bijvoorbeeld bij Koninklijke onderscheidingen, huwelijksjubilea, de Franse herdenking en andere bijzondere gebeurtenissen
• voorbereiden van vergaderingen, bijeenkomsten en overleggen en je zorgt ervoor dat je alle vergaderstukken compleet en op tijd aanlevert

Eisen

• Je hebt MBO+ werk- en denkniveau
• Je hebt ervaring in een secretariële, management ondersteunende of bestuurlijk ondersteunende functie
• Je beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden
• Je hebt goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
• Je hebt een representatieve, klantgerichte en dienstverlenende instelling
• Je beschikt over goede digitale vaardigheden
• Je bent integer en zorgvuldig in het omgaan met vertrouwelijke informatie

Competenties

• Je bent een proactieve en servicegerichte professional die graag ontzorgt en overzicht bewaart
• Je kunt goed schakelen tussen verschillende werkzaamheden en weet prioriteiten te stellen in een bestuurlijke omgeving

Organisatie

Je komt te werken voor de Gemeente Kapelle, onderdeel van De Bevelanden, bij de afdeling Bedrijfsvoering.

Overige informatie

De aanvraag betreft een vervanging wegens zwangerschapsverlof. Door wisselingen op het bestuurssecretariaat en verloven is er in deze periode weinig of geen bezetting.