Projectteam Archiefopschoning en Digitalisering

Omschrijving

Context

Gemeente Barneveld werkt aan een toekomstbestendige informatiehuishouding waarin digitaal werken het uitgangspunt vormt. In aanloop naar de nieuwe huisvestingssituatie en werkwijze is het noodzakelijk om bestaande fysieke archiefachterstanden weg te werken en archieven gereed te maken voor een duurzame digitale toekomst.

Op dit moment is sprake van zowel een capaciteits- als expertisevraagstuk binnen het fysieke archiefbeheer. Daarom zoekt de gemeente tijdelijke versterking in de vorm van een projectteam bestaande uit één senior archiefspecialist/projectcoördinator en één junior archiefmedewerker.

Opdracht

Het projectteam krijgt de opdracht om gedurende een periode van 12 maanden de fysieke archiefachterstanden binnen de gemeente Barneveld structureel weg te werken en tegelijkertijd de basis te leggen voor een toekomstbestendige digitale werkwijze.

De opdracht heeft een projectmatig karakter met een duidelijk begin- en eindresultaat.

Werkzaamheden

Het projectteam richt zich onder andere op:

• Het opschonen en verwerken van fysieke archieven
• Het wegwerken van bestaande achterstanden
• Het voorkomen van nieuwe achterstanden
• Het voorbereiden en uitvoeren van digitaliseringswerkzaamheden
• Het verbeteren van werkprocessen rondom archiefbeheer

Archiefachterstanden

• Verwerken van archiefbestanden in de projectruimte
• Opschonen en verwerken van archiefbestanden in de gemeentelijke depots
• Verwerken van archiefdozen afkomstig van de gemeentewerf en het gemeentehuis die extern zijn opgeslagen
• Ordenen, registreren en archiveren van fysieke dossiers

Digitalisering

• Voorbereiden van archiefstukken voor digitalisering
• Digitaliseren van documenten conform geldende wet- en regelgeving
• Bijdragen aan de overgang naar digitaal werken

Procesverbetering

• Inventariseren van oorzaken van archiefachterstanden
• Verbeteren van werkafspraken en archiefprocessen
• Inrichten van een werkwijze waarmee nieuwe achterstanden zoveel mogelijk worden voorkomen

Resultaat van de opdracht

• De fysieke archiefachterstanden binnen de projectruimte zijn weggewerkt
• De archiefdepots zijn opgeschoond en verwerkt
• De extern opgeslagen archieven van gemeentewerf en gemeentehuis zijn verwerkt
• Archiefwaardige documenten zijn voorbereid voor of opgenomen in de digitale werkwijze
• Werkafspraken en processen zijn verbeterd om nieuwe achterstanden te voorkomen
• De organisatie beschikt over een beheersbare en toekomstbestendige uitgangspositie voor digitaal werken

Eisen

• Een aantoonbaar geschreven offerte, waarin beide specialismes en deskundigheden ter inzage geverifieerd kunnen worden
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo+ of hbo bachelor niveau voor de senior en een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau voor de junior op het gebied van informatiebeheer, DIV, archiefbeheer of direct vergelijkbaar
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring binnen archiefbeheer, documentaire informatievoorziening en/of informatiebeheer voor de senior (duidelijk toe te lichten in cv)
• Aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden, documentverwerking en/of archiefwerkzaamheden voor de junior (duidelijk toe te lichten in cv)
• Aantoonbare werkervaring met archiefprojecten en/of het wegwerken van archiefachterstanden (duidelijk toe te lichten in cv)
• Aantoonbare werkervaring met procesverbetering en kwaliteitsbewaking binnen archiefbeheer (duidelijk toe te lichten in cv)
• Aantoonbare werkervaring met het begeleiden of coördineren van medewerkers (duidelijk toe te lichten in cv)
• Aantoonbare affiniteit met digitalisering en informatiebeheer voor de junior
• Beschikbaarheid per 1 september 2026 voor 16 tot 24 uur per week gedurende de gehele opdracht, inclusief eventuele verlengingen
• Bereidheid om werkzaamheden grotendeels op locatie in Barneveld uit te voeren (duidelijk toe te lichten in cv)

Wensen en competenties

Wensen (Selectiecriteria)

• Aantoonbare werkervaring met archiefopschoning en wegwerken van archiefachterstanden
• Aantoonbare werkervaring binnen gemeentelijke of andere overheidsorganisaties
• Aantoonbare werkervaring met digitalisering en overgang naar digitaal werken
• Beschrijving in aparte toelichting van kennis en werkervaring in relatie tot de opdracht (beoordeeld op relevantie, onderbouwing en aansluiting op praktijk)

Competenties Senior

• Coördinerend vermogen
• Analytisch sterk
• Nauwkeurig
• Organisatiesensitief
• Resultaatgericht
• Coachend

Competenties Junior

• Nauwkeurig
• Gestructureerd
• Praktisch ingesteld
• Leergierig
• Betrouwbaar
• Samenwerkingsgericht

Organisatie en team

Barneveld groeit. We zetten ons in voor wat onze inwoners en ondernemers belangrijk vinden. Groei brengt ook uitdagingen met zich mee. Daarom kunnen wij jouw kennis, ervaring en ideeën goed gebruiken. Want jij kunt het verschil maken. Wij bieden jou fijne collega's, een leuke werksfeer en aandacht voor balans en privé.

Overige informatie

Selectieprocedure

De opdrachtgever beoordeelt cv's op basis van:

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties

De beste kandidaten worden uitgenodigd voor een selectiegesprek. In het gesprek wordt getoetst in hoeverre je voldoet aan het profiel, met nadruk op de competenties. Elk gesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie.

De selectiegesprekken zijn gepland op maandag 6 juli 2026. Je ontvangt bericht uiterlijk op donderdag 25 juni 2026.

Aanvullende voorwaarden

• Aantal professionals: 2 personen (beide tegelijk aan te bieden als projectteam)
• Tarieven: Afzonderlijk opgegeven voor senior en junior
• Functieschaal: Junior profiel max € 80,- / Senior profiel max € 95,-
• CV-eisen: Maximaal 5 pagina's, Nederlands, minimaal 2 referenties
• Werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
• VOG: De opdrachtgever zal een Verklaring Omtrent het Gedrag aanvragen
• Hybride werken: Werkzaamheden vinden grotendeels op locatie plaats vanwege de aard van het fysieke archief, maar hybride werken is wel mogelijk
• Optie tot verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend