Bestuurssecretaresse

Omschrijving

De bestuurssecretaresse ondersteunt één of meerdere bestuurders en draagt zorg voor een efficiënte en professionele ondersteuning van bestuurlijke processen. Je bent de verbindende schakel tussen bestuur, organisatie en externe relaties. Je zorgt voor overzicht, bewaakt voortgang en ondersteunt bij uiteenlopende secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je maakt onderdeel uit van het team Bestuursondersteuning en werkt nauw samen met collega-bestuurssecretaresses.

Werkzaamheden

• Beheren van complexe agenda's van bestuurders
• Afstemmen van afspraken met interne en externe stakeholders
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten
• Verzorgen van vergaderstukken en bestuurlijke dossiers
• Verwerken van besluiten en documenten in iBabs
• Ondersteunen bij mailboxbeheer en correspondentie
• Notuleren van overleggen en bewaken van actiepunten
• Ondersteunen bij representatieve ontvangsten en bijeenkomsten
• Signaleren van knelpunten en bijdragen aan procesverbeteringen binnen de bestuursondersteuning

Resultaat van de opdracht

• Bestuurders zijn optimaal ondersteund in hun dagelijkse werkzaamheden
• Agenda's, vergaderingen en bestuurlijke processen zijn zorgvuldig georganiseerd
• Bestuurlijke stukken zijn tijdig en correct verwerkt
• Acties en besluiten zijn adequaat opgevolgd
• Continuïteit binnen de bestuursondersteuning is gewaarborgd

Eisen

Vereisten / knock-outcriteria

• Afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een bestuurlijke of complexe organisatie
• Aantoonbare werkervaring met agendabeheer, notuleren en bestuurlijke ondersteuning
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Teams en Excel)
• Beschikbaar per 1 juli 2026 voor minimaal 24 uur per week gedurende de gehele opdracht

Wensen en competenties

Wensen

• Aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse binnen een gemeentelijke of bestuurlijke organisatie
• Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke processen, besluitvorming en vergaderondersteuning
• Aantoonbare werkervaring met systemen zoals iBabs, Zaaksysteem of vergelijkbare bestuurlijke applicaties
• Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer voor bestuurders of directieleden

Competenties

• Bestuurlijk sensitief
• Nauwkeurig
• Organisatorisch sterk
• Communicatief vaardig
• Discreet en betrouwbaar
• Stressbestendig
• Flexibel
• Dienstverlenend
• Proactief

Organisatie en team

Barneveld groeit en zet zich in voor wat inwoners en ondernemers belangrijk vinden. Binnen het team Bestuursondersteuning wordt dagelijks gewerkt aan professionele ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders. Vanwege tijdelijke capaciteitsbehoefte zoekt de gemeente een ervaren bestuurssecretaresse die direct inzetbaar is en zorgt voor continuïteit.

Overige informatie

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8, verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina's in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
Maandag tot vrijdag.

Verklaring Omtrent het Gedrag
De opdrachtgever zal een VOG aanvragen.

Selectieprocedure
Gesprekken zijn gepland op woensdag 24 juni 2026. Uitgenodigde professionals ontvangen bericht uiterlijk woensdag 17 juni 2026.