Consultant Optimalisatie samenwerking in Teams en SharePoint (AI26-1635)

Omschrijving

Binnen de organisatie bestaan knelpunten in het gebruik van Microsoft Teams en de onderliggende SharePoint-omgevingen. Teams wordt veel gebruikt als vervanging van de netwerkschijf, terwijl de principes van modern samenwerken niet eenduidig zijn ingericht en toegepast.

Dit leidt tot problemen bij samenwerking, documentbeheer, versiebeheer, archivering en vindbaarheid van informatie. Ook ontbreken afspraken over eigenaarschap, governance en beheer.

Doel van de opdracht

Het doel is dat medewerkers SharePoint en Teams op een eenduidige manier gebruiken, passend bij de inrichting van de nieuwe digitale werkomgeving.

Werkzaamheden

Inzicht in gebruik en knelpunten

• Overzicht van gebruikersgroepen en hun behoeften
• Analyse van huidig gebruik van SharePoint en Teams
• Overzicht van belangrijkste knelpunten bij gebruik en adoptie

Aanpak voor verbetering van gebruik

• Plan met concrete maatregelen om het gebruik van SharePoint en Teams te verbeteren
• Uitwerking van fasen en prioriteiten
• Set bruikbare middelen, waaronder:
  • korte werkinstructies
  • voorbeeldscenario's voor samenwerken en documentbeheer
  • communicatiemiddelen voor interne verspreiding

Toepassing in de praktijk

• Opzet en uitvoering van sessies waarin de voorgestelde werkwijze wordt toegepast
• Uitwerking van praktijksituaties (zoals samenwerken in teams en documentbeheer in SharePoint)
• Voorstellen om ongewenste werkwijzen af te bouwen en gewenste werkwijzen te versterken

Borging en vervolg

• Voorstel voor meetpunten om gebruik en voortgang te volgen
• Rapportage met bevindingen en aandachtspunten
• Advies over vervolgstappen en borging binnen de organisatie

Eisen

• Aantoonbare ervaring met adoptie van Microsoft 365 (SharePoint/Teams)
• Ervaring met veranderkunde en gebruikersadoptie binnen organisaties
• Vermogen om zelfstandig adoptiestrategieën te ontwikkelen en uit te voeren
• Referentie van een recente opdrachtgever (teamleider/leidinggevende) is vereist

Wensen

• Ervaring binnen gemeentelijke of publieke organisaties

Competenties

Als consultant breng je mee:

• Veranderkundig vermogen: gebruikers meenemen in nieuwe werkwijze
• Analytisch vermogen: knelpunten en behoefte van gebruikers analyseren
• Goede schriftelijke vaardigheden ten behoeve van verschillende doelgroepen
• Overtuigingskracht met goede mondelinge communicatievaardigheden
• Flexibel en zelfstandig werkend

Duur en omvang

• Tijdelijke opdracht van 1 jaar met optie tot verlenging van 2 x 3 maanden
• Flexibele inzet, afhankelijk van de fase van de adoptie
• Geen verplichting tot exclusiviteit
• Resultaatverplichting: de opdrachtnemer organiseert het werk zelfstandig, maakt eigen vakinhoudelijke keuzes en draagt verantwoordelijkheid voor het behalen van de resultaten

Overige informatie

• De opdrachtnemer dient een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) in te dienen voorafgaand aan aanvang van de werkzaamheden
• Dinsdag en woensdag zijn voorkeursdagen op kantoor
• Referenties kunnen als onderdeel van de selectieprocedure gecontroleerd worden